Unternehmen, die regelmäßig im Austausch mit ihren Kunden oder externen Dienstleistern stehen, kennen das Problem: Vertrauliche Informationen wie Passwörter müssen sicher weitergegeben werden.
Häufig werden solche Informationen auf einfachem Weg übermittelt – beispielsweise per E-Mail, Messenger oder telefonisch. Auf den ersten Blick scheint das eine unkomplizierte Lösung zu sein. Tatsächlich können dabei jedoch sicherheitsrelevante Lücken und Probleme entstehen.
E-Mails sind beispielsweise nicht immer Ende-zu-Ende-verschlüsselt, sodass ihre Inhalte unter bestimmten Umständen abgefangen und mitgelesen werden können. Außerdem werden Nachrichten häufig dauerhaft gespeichert und sind dadurch langfristig in Postfächern oder Backups vorhanden.
Auch die telefonische Weitergabe von Passwörtern bringt einige Nachteile mit sich. Das Passwort wird nicht automatisch dokumentiert und kann falsch notiert, vergessen oder von unbefugten Personen mitgehört werden. Zudem lässt sich bei einem Telefonat nicht immer eindeutig überprüfen, ob sich am anderen Ende der Leitung tatsächlich die Person befindet, für die das Passwort bestimmt ist.
Hier setzt die Nextcloud Secrets-Erweiterung an und bietet eine passende Möglichkeit, vertrauliche Informationen sicher zu teilen.
Was ist Nextcloud Secrets?
Mit der Secrets-Erweiterung können Passwörter oder andere vertrauliche Informationen als sogenanntes Secret erstellt und anschließend über einen Link geteilt werden.
Der Empfänger erhält dabei nicht direkt das Passwort, sondern zunächst lediglich einen Link, über den er das Secret aufrufen kann.
Ein Secret kann so konfiguriert werden, dass es nur einmal geöffnet werden kann und anschließend nicht dauerhaft auf dem Server gespeichert bleibt. Für den Zugriff benötigt der Empfänger kein eigenes Nextcloud-Konto.
Zusätzlich kann ein Secret mit einem separaten Passwort geschützt werden. Dadurch wird eine weitere Sicherheitsebene geschaffen. Idealerweise wird dieses zusätzliche Passwort über einen anderen Kommunikationsweg als der Link übermittelt.
Die Übermittlung der Secrets erfolgt Ende-zu-Ende-verschlüsselt.
Im folgenden Beispiel zeigen wir Schritt für Schritt, wie ein Secret in Nextcloud erstellt, sicher geteilt und anschließend vom Empfänger geöffnet werden kann.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Secrets öffnen
Öffnen Sie die Secrets-Erweiterung in Ihrer Nextcloud.
Falls die Erweiterung noch nicht installiert ist, können Sie sie über den Nextcloud App Store herunterladen und installieren.
Klicken Sie anschließend auf „New Secret“. - Secret erstellen
Hier können Sie das Passwort oder die vertrauliche Information eingeben, die Sie teilen möchten.
Optional kann das Secret zusätzlich mit einem Passwort geschützt werden. Der Empfänger muss dieses Passwort beim Öffnen des Secrets eingeben.
Auch die Gültigkeitsdauer des Secrets kann angepasst werden.
Klicken Sie anschließend auf „Save“, um das Secret zu speichern. - Link weitergeben
Nach dem Speichern wird ein Link angezeigt.
Diesen Link können Sie kopieren und anschließend an den vorgesehenen Empfänger weitergeben.
Falls Sie das Secret zusätzlich mit einem Passwort geschützt haben, sollte dieses Passwort idealerweise über einen separaten Kommunikationsweg übermittelt werden. So wird verhindert, dass Link und Passwort über denselben Kommunikationskanal übertragen werden. - Secret öffnen
Wenn der Empfänger den Link öffnet, wird er – sofern ein zusätzliches Passwort vergeben wurde – dazu aufgefordert, dieses einzugeben.
Erst nach der korrekten Eingabe erhält er Zugriff auf das eigentliche Secret. - Einmalige Anzeige
Nach der erfolgreichen Authentifizierung wird der Empfänger darüber informiert, dass das Secret nur einmalig verfügbar ist und anschließend gelöscht wird. - Passwort abrufen
Das Passwort kann nun vom Empfänger einmalig kopiert oder heruntergeladen werden. - Secret wird gelöscht
Nachdem das Secret geöffnet wurde, wird der Ersteller darüber informiert, dass das Secret abgerufen und anschließend vom Server gelöscht wurde.
Damit bleibt die vertrauliche Information nicht dauerhaft als frei zugänglicher Inhalt in der Nextcloud gespeichert.
Vorteile der Nextcloud Secrets-Erweiterung
Die wichtigsten Vorteile der Secrets-Erweiterung auf einen Blick:
- Einfaches Teilen von Passwörtern und anderen vertraulichen Informationen
- Weitergabe auch an externe Personen ohne eigenes Nextcloud-Konto
- Sicherheit durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
- Volle Kontrolle über die eigene Cloud-Infrastruktur bei einer selbst betriebenen Nextcloud
- Secrets können nach einmaligem Abruf gelöscht werden und müssen dadurch nicht dauerhaft gespeichert bleiben
- Zusätzlicher Passwortschutz für besonders sensible Informationen
- Sichere Weitergabe über einen individuellen Link
Fazit
Mit der Nextcloud Secrets-Erweiterung lassen sich hochsensible Informationen wie Passwörter einfach und sicher weitergeben.
Funktionen wie die einmalige Anzeige und die Möglichkeit, Secrets auch mit Personen ohne eigenes Nextcloud-Konto zu teilen, machen die Erweiterung besonders praktisch für den Austausch mit Kunden, Partnern und externen Dienstleistern.
Gerade im Vergleich zur klassischen Weitergabe von Passwörtern per E-Mail oder Telefon bietet Secrets einen strukturierten und sicherheitsorientierten Weg, vertrauliche Informationen zu übermitteln.
Wer bereits Nextcloud einsetzt und Wert auf Datenschutz, Datensouveränität und eine sichere Kommunikation legt, kann mit der Secrets-Erweiterung eine weitere sinnvolle Funktion direkt in die eigene Cloud integrieren.